Standardit sujuvoittavat henkilöstöhallintoa

Jaa sivu:

Henkilöstöhallinnon (HR) tehtävänä on yhdistää liiketoiminta ja työntekijä niin, että lopputulos on organisaation edun kannalta paras mahdollinen.

Standardit luovat henkilöstöhallintoonkin pelinsäännöt, yhdenmukaiset ohjeet ja sujuvoittavat prosesseja.

– Standardit eivät anna tiukkoja toimintaohjeita, vaan organisaatio saa käyttöönsä raamit, mitä eri prosesseissa tulee ottaa huomioon ja mitä kuuluisi tehdä. Tarkat toimintatavat voidaan päättää paikallisesti, sanoo asiantuntija Risto Pulkkanen Suomen standardisoimisliitosta.

Standardi on siis yhteisesti sovittu toimintatapa toistuvaan toimintaan eli se vastaa kysymykseen mitä tulee tehdä tai mitä on otettava huomioon.

Pulkkasen mukaan Kansainvälistä (ISO) henkilöjohtamisen SFS-ISO 30400-perhettä rakennetaan niin sanotun työntekijän elinkaarimallin mukaisesti. Valmiina ovat jo rekrytointia ja henkilöstösuunnittelua koskevat standardit. Tekeillä on muun muassa palkkakustannuksiin ja työvoiman hallintoon liittyviä standardeja.

– Etuja ovat yhteiset käsitteet sekä termistö, mittarit, joilla toimintaa arvioidaan ja vertaillaan. Se antaa myös vaatimuksia, suosituksia ja tarkistuslistoja prosesseissa ja toimintatavoissa huomioon otettavissa asioissa, Pulkkanen sanoo.

Pulkkasen mukaan henkilöstöasioita hoitavat yrityksissä hyvin eri taustoista tulevat ihmiset.

– Perusasioiden systemaattisella standardinmukaisella hoidolla henkilöstöjohdolle jää aikaa tuottaa lisäarvoa, vaikuttaa ja tuoda ihmisosaamista organisaatioon. 

Laatuajattelu ja laatujohtaminen lisääntymässä myös henkilöstöhallinnossa. Laatujohtamisen kansainvälinen standardi on ISO9001:2015.

– Johtaminen ja toiminnan organisointi on standardien nykyversioiden kautta käsitetty oleelliseksi osaksi eri toimintojen suunnittelua, toteuttamista, mittaamista ja jatkuvaa parantamista olevaa tekemistä, sanoo vanhempi asiantuntija Esa Heikkinen Laatukeskuksesta.

Heikkisen mukaan dokumentaatiovaatimuksetkin ovat lieventyneet. Standardien vaatimat ja auditoinnissa pyydetyt dokumentit ja todisteet kuvatusta ja luvatusta toiminnasta voivat olla missä muodossa tahansa.

– Niin sanottua laatukäsikirjaa ei vaadita, tosin jonkinlainen kooste laatujärjestelmän sisällöstä, viittauksista tai linkeistä dokumentteihin on kätevää olla.

– Järjestelmän auditoijat haluavat löytää asiat nopeasti, ja asiakkaatkin haluavat joskus ”tiivistelmän” järjestelmän oleellisestä sisällöstä, Heikkinen sanoo.