Miksi Pro Henkilöstö?

Pro Henkilöstö on pienemmille organisaatioille suunniteltu henkilöstöhallinnon järjestelmä, johon on koottu hyödyllisiä arkipäivän perustyökaluja niille, joilla ei ole varsinaista henkilöstöpäällikköä / HR-manageria. Olemme tehneet uusia lomakkeita sekä työkaluja ja palvelusta on nyt julkaistu laajempi versio. 

Pro Henkilöstö palvelu on käyttäjäystävällinen ja helposti ymmärrettävä. Tavoitteemme on ollut, että organisaatio, jolla ei ole omaa tai ulkoistettua HR-ammattilaista pystyy suoriutumaan henkilöstöhallinnon tehtävistä tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. 

Perinteiset työtavat ja dokumentit ovat jatkossa ongelma ja merkittävä riski.

Palvelu täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Rekrytointivaihe

• työpaikkailmoituksen julkaiseminen -> syntyy hakemuslomake
• työhakemukset määräpäivään mennessä
• haastateltavien valinta ja kutsuminen haastatteluun
• työhönottohaastattelut
• työhön otettavien valinta ja heille ilmoittaminen
• koulutuksien merkitseminen palvelussa olevaan koulutusrekisteriin

Työsuhteen alkuvaihe

• työsopimus
• työntekijän vaitiolo- ja salassapitosopimus
• tulevan työntekijän tarkistuslista
• työntekijälle luovutettavat asiat ja tavarat sekä kuittaukset
• työhön perehdytys
• työnopastus
• palaute perehdyttämisestä ja työhön opastamisesta
• sähköinen allekirjoitus

Työnteon vaihe

• kehityskeskustelut
• työtehtävien vaihtuminen ja uuteen perehdytys/opastus
• varoitukset
• suullinen huomautus

Työsuhteen loppuvaihe

• työsuhteen irtisanominen
• työsuhteen purkamis-/purkautumisilmoitus
• lähtevän työntekijän tarkistuslista
• luovutettujen asioiden ja tavaroiden palauttaminen sekä kuittaukset
• lähtöhaastattelu
• työtodistus

Laaja versio

Perusversion ominaisuuksien lisäksi laajassa versiossa on:

• organisaation oma perehdytys
• organisaation oma työnopastus
• henkilöstö- ja koulutussuunnitelma
• tasa-arvosuunnitelma
• yhdenvertaisuussuunnitelma
• tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden toteutumisen arviointi työpaikalla
• työntekijän vuosilomatoive.

Lomakkeiden lisäksi palveluun tulee uusina toiminnallisuuksina

• henkilöön liittyviin lomakkeisiin voi ladata olemassa olevia dokumentteja PDF-formaatissa
• henkilörekisteri.

Organisaation kasvaessa myös dokumentaation merkitys kasvaa. Työsuojeluviranomaiset tarkastavat muun muassa yhdenvertaisuussuunnitelman (yli 30 työntekijää), jossa on liian usein puutteita. Itse suunnitelma on melko helppo tehdä hyvällä lomakepohjalla ja käytännöllisillä pienillä ohjeilla.

Ota yhteyttä ja pyydä palvelun esittely!

HR-järjestelmä vapauttaa aikaa oleelliseen ja kattaa työsuhteen koko elinkaaren

”Kannattaa automatisoida kaikki, mikä on mekaanista ja vie aikaa pois kehitystyöltä.”

Digitaalinen henkilöstöjohtamisjärjestelmä säästää todistetusti aikaa ja rahaa samalla kun se helpottaa tiedonkulkua organisaatiossa. Nämä eivät asiantuntijan mukaan kuitenkaan ole järjestelmän suurimmat hyödyt.

Suurin hyöty saadaan, kun rutiinit automatisoidaan ja vapautuva aika voidaan käyttää kehittämiseen.

Järjestelmiä on tarjolla runsaasti. On sympaa, saimaa, mepcoa, elbitiä, microsoftia ja niin edelleen. Tarjolla on myös ilmaisia järjestelmiä, open sourceja.

Osa on pitkälti standardisoitu ja sellaisenaan mahdollista käyttää, osa vaatii paljon työtä tilaajalta. Yksi ratkaisu on tietenkin teettää järjestelmä räätälityönä toimittajalla.

Kun päätös on tehty

Kun päätös järjestelmän hankinnasta on tehty, alkaa organisaatiossa aina kiivas pohdinta siitä, mitä kaikkea järjestelmän on sisällettävä, mihin sen on pystyttävä vastaamaan, ja ketkä sitä käyttävät. Määrittely vaatii huolellisuutta.

– Mitä paremmin prosessit ja järjestelmän käyttö on määritelty käyttöönottovaiheessa, mitä paremmin testaus on tehty ja mitä paremmin käyttäjiä on informoitu ja opastettu, sitä paremmin järjestelmän varsinainen käyttö tulee sujumaan!

HR-järjestelmän hyödyissä ei kannata tuijottaa pelkkiä numeroita, vaikka ne ovatkin monessa mielessä tärkeitä. HR-järjestelmän tulisi mahdollistaa henkilöstötyön muutokset eli auttaa keskittymään oleelliseen – aitoon johtamiseen, mikä on avain pitkän aikavälin hyödyn maksimointiin.

Kysymykset, jotka kannattaa kysyä

Tärkeät kysymykset kannattaa järjestelmää valittaessa esittää mieluummin etu- kuin jälkikäteen.

Esimerkiksi nämä kysymykset on hyvä esittää etukäteen ja pohtia niihin vastaukset:

• Ketkä järjestelmää käyttävät?
• Paljonko sen kustannukset ovat suhteessa käyttöön?
• Tarvitaanko kevyt vai raskas järjestelmä?
• Mitä tietoa järjestelmään tallennetaan?
• Vaatiiko sen käyttöönotto kallista koulutusta?

Järjestelmän hankinnassa kannattaa huomioida kokonaisuus. Hyvä HR-järjestelmä sisältää koko työsuhteen elinkaaren: rekrytoinnin, työsuhteen aloittamisen, henkilöstöjohtamisen (HRM), työsuhteen kehittymisen (HRD) ja työsuhteen päätöksen.

– HR-järjestelmä-projektissa onnistuminen voi olla vaikeaa, jos työlle ei tehdä tilaa. On parasta mennä käyttäjät edellä ja muistaa, että HR-järjestelmässä tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus ovat ensisijaisen tärkeitä.

Etuina ajantasaisuus ja saatavuus

HR-järjestelmässä kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, jolloin henkilöstötiedot pysyvät koko ajan tasalla ja niitä tarvitsevien saatavilla. Näin järjestelmä tuo kustannustehokkuutta henkilöstöhallinnon toimintaan, eikä sitä hoitavien henkilöiden poissaolot tai lomat lamauta toimintaa.

HR-järjestelmä siis helpottaa ja automatisoi rutiiniasioiden hoitamista.

Merkittävä etu on myös, että järjestelmään käyttöoikeuden saaneet pääsevät siihen käsiksi mistä tahansa, kun käyttöä ei rajoita se, että yhteydet yrityksen palvelimelle sallitaan ainoastaan sen sisäverkon kautta.

HR-järjestelmä osoittaa tarpeellisuutensa heti, kun tarvitaan ajan tasalla olevaa tietoa yrityksen henkilöstöstä.

HR-järjestelmää rakennettaessa ja ylläpidettäessä on muistettava, että se on henkilörekisteri, jota koskevat EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoitteet. Tämä asettaa järjestelmälle omat vaatimukset.

Järjestelmällistä ja tehokasta

HR-järjestelmistä puhuttaessa oikeutettu kysymys tietenkin on siitä saatava konkreettinen hyöty. Puhutaan järjestelmän hinnasta suhteessa saatavaan hyötyyn. Myyntimiehet voivat antaa erilaisia vastauksia, mutta suunta on sama: järjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin.

HR-järjestelmä hankitaan yritykseen siksi, että henkilöstöhallinnon toiminnasta saadaan järjestelmällisempää ja tehokkaampaa. Nyrkkisääntö on, että kaikki mekaaninen kannattaa automatisoida, sillä se vie aikaa kehitystyöstä.

Tärkeintä on keskittyä olennaiseen ja olla henkilöstöasioissa reaaliajassa. Tiedon hallinta helpottaa muutakin kuin suoritustason seuraamista.

Helpompaa ja kattavampaa

Pohjois-Carolinessa USA:ssa sijaitsevan Duken yliopiston tutkimuksen mukaan HR-henkilöstön ajasta ainoastaan neljännes voidaan käyttää kehittämiseen ja liiketoiminnan strategisena kumppanina toimimiseen. Valtaosa ajasta kuluu tiedon ylläpitoon ja päiväkohtaiseen raportointiin, siis rutiineihin.

Suomessa tehty tutkimus vahvisti yleisesti esitetyn väitteen, että oikein valittu ja hyvin toimiva HR-järjestelmä ei suinkaan vie aikaa, vaan vapauttaa sitä HR-henkilöstölle. Järjestelmän käyttäjien mielestä tietojen hallinnasta tuli suoraviivaisempaa ja aikaa jäi enemmän tärkeämpiin tehtäviin.

Tärkeintä on testaus!

HR-järjestelmän hankinnan ja käyttöönoton tärkeimpiä vaiheita on testaus. Itse järjestelmän, olipa se mikä tahansa, on kyllä ohjelmistotoimittaja testannut, mutta kuinka se toimii omassa organisaatiossa, se vaati tarkan testauksen.

– Testaus on sen varmistamista, että järjestelmään rakennetut prosessit toimivat juuri omassa organisaatiossa ja että tiedot siirtyvät liittymissä oikein, On hyvä testata kaikki mahdolliset työsuhteen elinkaaren tilanteet ja muutokset.

Ongelmia uuden järjestelmän käyttöönotossa tulee lähes satavarmasti. Niiden hoitaminen luonnollisesti vie aikaa, ja sitä on pystyttävä varaamaan riittävästi.

– Vaikka kaikkiin ongelmiin ei saataisikaan ratkaisuja, on huomattavasti parempi, että järjestelmän puutteet ja ongelmat tiedostetaan käyttöönoton yhteydessä.

Uusi järjestelmä on osattava markkinoida myös organisaation sisällä. Ehkä pelkkä sähköpostiviesti käyttöönotosta ja tarjous osallistua mahdollisesti koulutukseen ei oikein riitä.

– Organisaation sisäiset markkinointitavat ja –toimet sekä koulutuksen tarve ovat organisaatiokohtaisia, mutta jokaisessa organisaatiossa pitäisi varmistaa se, että järjestelmä on niin helppokäyttöinen, että esimiehetkin sen hallitsevat.

Eroja yrityksissä ja julkishallinnossa

HR-järjestelmissä on eroja, kun niitä tarkastellaan julkishallinnon, suurten yritysten ja pk-yritysten näkökulmasta.

Julkisella puolella on yleensä käytössä isoja, kovakoodattuja, usein iäkkäämpiä ja kalliita ratkaisuja, jotka eivät välttämättä enää ole ajan tasalla. Pk-yritykset voi karkeasti ottaen jakaa kahteen kategoriaan: joko HR-prosessit ovat hyvällä tasolla tai niitä pyöritetään sähköpostin ja excelin varassa. Tällöin syntyy helposti ongelmia tietosuojan kanssa.

Kaksitahoista on myös suhtautuminen järjestelmään. Osa pk-yrityksistä näkee HR-järjestelmän arvon, osa taas pelkää kustannuksia ja uskoo pärjäävänsä vanhalla tavalla eli tekemällä käsityötä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ollessa voimassa pk-yrityksissäkin on yhä enemmän havahduttu HR-järjestelmien tarpeellisuuteen. Tilanne on korjaantumassa, eikä HR-järjestelmää ei enää nähdä pelkkänä kulueränä.

Monissa yrityksissä on ymmärretty, että HR on tasavertainen kilpailutekijä asiakkuushallinnan (CRM) ja toiminnanohjaukseen (EPR) liittyvien järjestelmien rinnalla.

Tämä tietää työajan säästöä ja sitä myötä tietenkin säästyviä tai lisää kehittämiseen tarvittavia euroja. HR-järjestelmän edut ovat varsin selvät; kaikki tieto on samassa järjestelmässä ja kaikkien niiden saatavilla, joille tiedot ovat tarpeen.